Утверждено приказом
руководителя
ГУ «Отдел образования
города Шахтинска»
«22» декабря 2017 года № 289

Р Е Г Л А М Е Н Т

государственного учреждения

«Отдел образования города Шахтинска»

1. Общие положения

1. Отдел образования города Шахтинска входит в единую систему органов управлений Республики Казахстан, создает необходимые условия для получения образования в регионе, направленных на формирование, развитие и профессиональное становление личности на основе выполнения требований государственных общеобразовательных стандартов образования и соответствующих образовательных программ.

2. Состав отдела образования формируется руководителем отдела из числа государственных и гражданских служащих.

3. Деятельность отдела образования регулируется Конституцией РК, Законом РК «Об образовании», Законом РК «О местном государственном управлении и самоуправлении в РК», а также иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом.

4. Организационное, методическое обеспечение деятельности отдела образования осуществляет аппарат, методический кабинет, централизованная бухгалтерия.

5. Ведение делопроизводства отдела образования и обработка корреспонденции, поступающей в отдел образования возлагается на делопроизводителя и осуществляется в порядке и в соответствии с требованиями Закона РК «Об административных процедурах».

6. Делопроизводство, служебная переписка с учреждениями и гражданами ведется на государственном и русском языках, в соответствии с законодательством о языках.

2. Планирование работы

1. Работа отдела образования осуществляется и строится в соответствии с планом работы на соответствующий финансовый год. План работы утверждается ежегодно не позднее 31 декабря и направляется для сведения всем организациям образования не позднее 10 января.

2. Каждый сектор аппарата, методического кабинета и централизованной бухгалтерии в срок до 5 января ежегодно утверждают план работы сектора у руководителя отдела. 

3. Порядок подготовки и проведения заседаний Совета отдела, совещаний при руководителе отдела образования, совещаний при директорах школ и оформление протокола

1. Работа заседаний Совета отдела образования, совещаний при руководителе отдела образования и совещания при директорах школ планируется и проводится в соответствии с годовым планом отдела образования.

2. На заседаниях председательствует руководитель отдела образования, а в его отсутствие – исполняющий обязанности руководителя.

3. Заседания являются открытыми и могут вестись на государственном и (или) русском языках.

4. Перечень вопросов для рассмотрения на заседаниях определяется годовым планом работы, утвержденного руководителем отдела образования.

5. На заседаниях ведется протокол, в котором указывается присутствующие должностные лица, названия обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступивших при обсуждении, записывается краткое изложение принятых рекомендаций по каждому вопросу.

6. Протоколы, печатаются в одном экземпляре, оформляются в течении 5 рабочих дней  и подписываются руководителем.

4. Порядок проведения аппаратных совещаний при руководителе отдела образования и организации контроля за выполнением поручений, данных руководителем в ходе аппаратных совещаний

1. Аппаратные совещания при руководителе отдела образования проводятся, в соответствии с планом работы отдела. В случае если на день проведения аппаратного совещания выпадает государственный праздник, то аппаратное совещание проводится на следующий день.

2. Перечень основных вопросов для рассмотрения на аппаратных совещаниях утверждается руководителем отдела образования.

3. В число вопросов, вносимых в проект порядка проведения аппаратного совещания, включаются: реализация Законов Республики Казахстан, Указов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства Республики Казахстан, решений, распоряжений, поручений акима области и города, постановлений акиматов области и города, приказов областного управления образования.

4. Подготовленные к рассмотрению на аппаратном совещании материалы предоставляются руководителю отдела не позднее двух дней до аппаратного совещания. Ответственность за не предоставление и за несвоевременное предоставление материалов возлагается на соответствующего докладчика.

5. Присутствующие на аппаратном совещании должны вести записи данных в их адрес поручений и сроки их исполнения.

6. Координацию работы по контролю за исполнением протокольных поручений руководителя осуществляет методист по организационно-кадровой работе.

7. Протокол и перечень поручений руководителя, данных на аппаратном совещании ведется делопроизводителем. Копия протокола и перечень поручений аппаратного совещания рассылается исполнителям поручений.

8. Организация и порядок осуществления контроля осуществляется в соответствии со статьями 6-7 Закона РК «Об административных процедурах».

9. Информация об исполнении поручений в обязательном порядке должна быть подписана лицом, на которое возложено исполнение данных поручений, согласно протоколу аппаратного совещания.

10. Исполнителями по поручениям руководителя отдела образования заводится папка, где концентрируются все материалы о ходе их реализации (копии протоколов, организационные мероприятия и задания руководства, результаты проверок, запросы, информации и другое).

11. Снятие с контроля и продление сроков исполнения поручений осуществляется руководителем отдела образования, при этом непосредственный исполнитель должен представить служебную записку, в которой отражены факты исполнения данного поручения с отметкой «Прошу снять с контроля».

12. Ежеквартально методист по организационно-кадровой работе представляет руководителю отдела образования информацию об исполнении поручений, данных на аппаратном совещании.

5. Порядок работы с входящими документами

1. Вся корреспонденция, поступающая в отдел образования принимается и регистрируется делопроизводителем и заносится в базу ЕСДО (электронная система докуметооборота)

2. Регистрации подлежит вся корреспонденция в день ее поступления. Корреспонденция которая поступает в отдел образования от организаций образования должна быть в обязательном порядке на государственном и русском языках (для организаций образования с русским языком обучения).

3. На первой странице документа ставится регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего номера. Документы регистрируются в электронном порядке. 

Руководитель отдела после рассмотрения документов, дает поручения соответствующему исполнению. Ход исполнения документа прослеживается в ЕСДО.

4. Исходящая корреспонденция регистрируется в установленном порядке в ЕСДО. Документы подписываются руководителем отдела или лицом его заменяющим.

5. Исходящий документ должен иметь дату (число, месяц, год) и номер, согласно номенклатуре дел. В исходящем документе указывается: фамилия исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу. (например: Иванова, 8/72156/55095)

6. Согласно поручения руководителя канцелярии Премьер Министра Республики Казахстан от 23 сентября 2010 года № 20 – 50/4654, 001-335 (п.3) исходящие документы, направляемые в государственные органы оформляются на государственном языке и печатаются на бланке с оттиском государственного герба РК (только цветной вариант), а также по необходимости прилагаются экземпляры на русском языке.

6. Порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб и устных обращений граждан и контроль за их исполнением

1. Поступившие жалобы, обращения, заявления граждан и ответы на них регистрируются в установленном законом порядке и являются самостоятельным видом делопроизводства.

2. Заявления и жалобы разрешаются в срок не более 15 календарных дней. В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительной проверки, сроки могут быть продлены с разрешения руководителя отдела, давшего поручение, но не более чем еще на 15 календарных дней, о чем сообщается автору и производится соответствующая отметка. Все ответы, по рассмотренным жалобам, обращениям и заявлениям даются в письменном виде на языке обращения с обязательным подтверждением о получении ответа (почтовое уведомление) или личной росписью заявителя.

Руководитель Н.Онсович